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Partes Interesadas de un Proyecto (Project Stakeholders)


En esta tercera entrega de la serie sobre Gestión de Proyectos (Project Management) vamos a hablar sobre las diferentes partes interesadas (Stakeholders), tanto desde el punto de vista del Proyecto como del punto de vista de la Organización.

Las Partes Interesadas del Proyecto (Project Stakeholders)

Se considera parte interesada (Stakeholder) del Proyecto a una persona u organización que está afectada o influencia al Proyecto. Cada parte interesada (Stakeholder) puede tener influencias positivas (esperan beneficiarse, por lo que lo apoyan) o negativas sobre el proyecto, pudiendo incluso producirse conflictos de interés entre distintas partes. Además se debe identificar sus roles y expectativas. Pasar por alto a cualquiera de las partes interesadas (Stakeholders) podría significar un desastre para el Proyecto.

Podemos distinguir diferentes partes interesadas (Stakeholders):

  • Patrocinador (Sponsor). Manager o Ejecutivo de la compañía para la que se realiza el Proyecto. Defiende el Proyecto, y además proporciona recursos financieros y asume riesgos. Intenta eliminar obstáculos, recoger feedback, alentar al equipo, autoriza los cambios de alcance importantes, tiene la última palabra en decisiones de alto riesgo, y se comunican con la alta dirección en representación del Jefe de Proyecto.
  • Proveedores y Socios Comerciales (Vendors or business partners). Organizaciones externas que proveen bienes o servicios necesarios para el Proyecto. En ocasiones se les requiere que pasen un proceso de certificación.
  • Jefe de Proyecto y el Equipo de Proyecto (Project Manager and team). El Jefe de Proyecto es la persona autorizada a gestionar el Proyecto, y el responsable de su éxito. Debe identificar de forma temprana a todas las partes interesadas (Stakeholders) y sus intereses (esto evitará sorpresas no deseadas), así como resolver los conflictos de intereses. Su role cambia rápidamente durante la vida del Proyecto, debiendo ser capaz de ver el Proyecto al completo o centrarse en un único detalle, aunque su role como comunicador es siempre importante al ser el interfaz con las partes interesadas (requiere habilidades de comunicación, motivación, persuasión y motivación). Tiene varias responsabilidades, como por ejemplo: Desarrollar el Plan de Proyecto y sus componentes, reportar las métricas del Proyecto, garantizar que el proyecto se mantiene dentro de fechas y presupuesto, así como identificar, monitorizar y responder a los Riesgos. El Equipo de Proyecto realiza el trabajo del Proyecto, y su principal role es trabajar y comunicarse bien conjuntamente (aceptando las fortalezas y debilidades de cada miembro), comprometiéndose a producir un trabajo de calidad dentro del plazo.
  • Clientes y usuarios (Customers or users). Personas u organizaciones que utilizan el producto o servicio creado por el Proyecto. Ofrecen información clave acerca del alcance y resultado esperado del Proyecto. También pueden estar involucrados en las pruebas del producto o servicio. Su feedback puede identificar riesgos y problemas potenciales.

También podríamos identificar como parte interesada a:

  • Partes interesadas operacionales (Operational Stakeholders). Cualquier empleado que realiza o gestiona operaciones del negocio, pero que está involucrado en el Proyecto o es impactado por el Proyecto.

Trabajar con las partes interesadas (Stakeholders)

La principal responsabilidad es gestionar los distintos intereses y expectativas, lo cual requiere el conocimiento de naturaleza política de la Gestión de Proyectos: se debe saber con quién hablar y cuándo. Hay tres tareas básicas:

  • Comunicar el propósito y beneficios del proyecto a todas las partes interesadas (Stakeholders).
  • Asegurarse que todas las partes interesadas (Stakeholders) ven el Proyecto como un beneficio para todos.
  • Asegurarse de tener el respaldo de la alta dirección.

Igualmente hay tres buenas prácticas:

  • Antes del comienzo del Proyecto, se debe comunicar claramente a todas las partes interesadas (Stakeholders) cuál es el resultado esperado.
  • Durante la vida del Proyecto, se debe mantener informado del avance del Proyecto a todas las partes interesadas (Stakeholders), especialmente cuando hay cambios en el Proyecto.
  • Es necesario resolver en tiempo cualquier problema con las partes interesadas (Stakeholders).

Las Partes Interesadas de la Organización (Organizational Stakeholders)

La forma en la que está estructurado y organizado el negocio afecta a la variedad de las partes interesadas de la organización. En consecuencia, igual que hablamos de las Partes Interesadas del Proyecto, podemos hablar también de las Partes Interesadas de la Organización:

  • Patrocinador (Sponsor). Como parte interesada de la organización, el Patrocinador está interesado en el Gobierno del Proyecto (Project Governance), es decir, en cómo el Proyecto contribuirá a los objetivos estratégicos de la compañía y a las expectativas de las Partes Interesadas (Stakeholders).
  • Oficina de Gestión de Proyectos (Project Management Offic – PMO). Muchas empresas utilizan una PMO para organizar, gestionar y controlar sus Proyectos, Programas y Portfolios. El objetivo de la PMO es cumplir los objetivos del negocio, y sus responsabilidades pueden varias desde proveer algunas funciones de soporte a la Gestión de Proyectos a directamente gestionar un Proyecto. De este modo la PMO garantiza que los procesos están estandarizados y tiene participación en todos los Proyectos, Programas y Portfolios de la compañía. La PMO puede iniciar un gran cambio en un Programa o incluso cancelar un Proyecto particular, para ayudar a cumplir los objetivos de la organización. También es un objetivo de la PMO, crear un enfoque estandarizado del trabajo del Proyecto (metodología y mentoring). La PMO es responsable de gestionar y coordinar los recursos compartidos, riesgos, políticas, y documentación en todos los Proyectos. Podría incluso auditar un Proyecto para comprobar que cumple con los estándares (políticas, plantillas, documentos, etc.). La PMO también podría coordinar la comunicación entre todos los Proyectos, y facilitar formación, mentoring, coaching, y supervisión. El equipo de proyecto llevará a cabo el trabajo del proyecto dentro de sus restricciones.
  • Comité de revisión del Portfolio y Responsable del Portfolio (Portfolio review board and portfolio manager).
  • Gerentes Funcionales (Functional Managers). Gerentes de departamentos o de divisiones del negocio (ej: Gerente de RRHH, Gerente Financiero, Gerente de Adquisiciones/Procurement, etc). Supervisan funciones administrativas del negocio, en lugar del trabajo operacional. Proveen servicios directamente al equipo de proyecto, sin más interacción con otras partes interesadas del Proyecto.
  • Gerentes Operacionales (Operational Managers). Gerentes de áreas operacionales específicas del negocio (ej: Gerente de Investigación y Desarrollo, Gerente de Fábrica, etc.). Supervisan las divisiones de la compañía que producen y mantienen productos y servicios. Proporcionan al Proyecto trabajadores cualificados con la experiencia y conocimiento necesarios (full-time, part-time ó ad-hoc), según sean necesarios.

Hasta aquí llega esta tercera entrega.

Poco más por hoy. Como siempre, confío que la lectura resulte de interés.

 


[Fecha del Artículo (UTC): 28/02/2014]
[Autor: GuilleSQL]



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